Facturation progressive et retenue : facturer un chantier à chaque période

Le bordereau d'abord

Sur un contrat à forfait, le bordereau (la ventilation du prix) découpe le prix du contrat en lignes que le représentant du donneur d'ouvrage peut vérifier au chantier : conditions générales, fondations, structure, enveloppe, mécanique, électricité, finitions. Il est convenu avant la première demande de paiement et ne change plus ensuite, sauf par les avenants approuvés, qui s'ajoutent comme nouvelles lignes.

Deux habitudes évitent bien des discussions. D'abord, découpez les lignes comme l'avancement se mesure : une ligne « Mécanique » de 600 000 $ est difficile à évaluer ; « Plomberie brute », « Plomberie de finition » et « Équipements CVCA » se vérifient facilement. Ensuite, résistez à la tentation de charger le début. Gonfler les premières lignes pour améliorer la trésorerie se voit vite chez un professionnel expérimenté et entame la confiance pour le reste du chantier.

Sur un contrat à prix unitaires, le bordereau est celui de la soumission : chaque ligne a une unité, une quantité et un prix, et la valeur des travaux faits est la quantité mesurée multipliée par le prix. En coûts majorés, la demande de paiement présente les coûts réels avec leurs factures, plus les honoraires.

Les quatre colonnes de toute demande de paiement

Facturé antérieurement

Le total des demandes précédentes pour la ligne. Il doit correspondre exactement à la dernière demande approuvée.

Cette période

La valeur des travaux réalisés pendant la période : cumul moins antérieur.

Cumul à date

Valeur au bordereau × pourcentage d'avancement, ou quantité cumulée × prix unitaire.

Solde à faire

Valeur au bordereau moins le cumul à date.

Calculez toujours la période à partir du cumul, jamais l'inverse. Vous évaluez l'avancement de chaque ligne à la fin de la période ; le montant de la période en découle. Facturer directement « la période », c'est la façon la plus sûre de voir les cumuls s'éloigner de la réalité.

Exemple chiffré : demande no 6 sur un contrat de 2,4 M$

Avec une retenue de 10 %, prise ici seulement comme exemple, la retenue cumulée est de 139 800 $, dont 37 800 $ retenus cette période. Le montant dû pour la période, avant taxes, est de 378 000 $ − 37 800 $ = 340 200 $. Les taxes s'appliquent ensuite selon les règles du lieu des travaux.

La retenue : des règles qui varient

La retenue protège le donneur d'ouvrage et, à bien des endroits, les sous-traitants et fournisseurs plus bas dans la chaîne, contre les travaux impayés et les hypothèques légales ou privilèges. Il n'y a pas de règle unique. Certaines provinces fixent le taux et la libération par la loi : en Ontario, par exemple, la Loi sur la construction impose une retenue de 10 %, libérée selon la publication d'un certificat d'achèvement substantiel et l'expiration des délais de privilège. Ailleurs au Canada, dont au Québec, le taux et la libération relèvent souvent du contrat, 10 % étant un chiffre courant. Aux États-Unis, la retenue (retainage) se situe généralement entre 5 % et 10 %, et plusieurs États la plafonnent sur les ouvrages publics.

• Lisez d'abord le contrat : le taux, s'il s'applique aux conditions générales et aux avenants, et le moment de la libération.
• Vérifiez la loi du lieu des travaux : elle peut l'emporter sur le contrat, et certaines imposent des délais de paiement.
• Suivez la retenue de chaque contrat de sous-traitance à part, au taux écrit dans ce contrat, qui peut différer du contrat principal.
• Préparez la libération : elle dépend souvent de la réception des travaux ou de l'achèvement substantiel, d'un certificat, de l'expiration des délais d'hypothèque légale et des documents exigés par le donneur d'ouvrage.

Rien de ceci n'est un avis juridique. Quand les montants sont importants, consultez un juriste qui connaît le droit de la construction de la province ou de l'État du projet.

La facturation n'est pas la valeur acquise

Les deux utilisent des pourcentages d'avancement, mais elles répondent à des questions différentes. La facturation valorise les travaux au prix du contrat pour être payé ; la valeur acquise les valorise au coût budgété pour maîtriser les coûts. Sur un chantier sain, les pourcentages par ligne sont les mêmes des deux côtés, et cette cohérence est un excellent contrôle : si vous facturez la structure à 80 % au donneur d'ouvrage alors que votre rapport de coûts la mesure à 65 %, l'un des deux est faux.

Une routine mensuelle qui tient la route

1. Faites le tour du chantier avec le surintendant vers la fin de la période et entendez-vous sur l'avancement de chaque ligne.
2. Ajoutez les avenants approuvés pendant la période comme nouvelles lignes ; laissez de côté les changements en attente. Voir la gestion des avenants.
3. Calculez le cumul, puis la période, puis la retenue et le montant dû.
4. Faites le rapprochement avec la demande précédente telle qu'approuvée par le donneur d'ouvrage, y compris les lignes qu'il a réduites.
5. Recueillez les demandes de paiement des sous-traitants pour la même période et vérifiez que vous ne les payez pas pour plus que ce que vous facturez.
6. Notez le paiement reçu et la retenue à recevoir, ligne par ligne, pour la réclamer à son échéance.

Dans Teyvor

Teyvor calcule la valeur des travaux faits de chaque période selon le type de contrat : au forfait, il propose l'avancement de chaque ligne à partir de l'échéancier, que vous ajustez ; aux prix unitaires, il utilise les quantités faites ; en coûts majorés, les coûts réels et les honoraires. Le taux de retenue se règle sur le contrat, les avenants approuvés s'ajoutent d'eux-mêmes, et l'écran montre l'antérieur, la période et le cumul de chaque ligne. Vous émettez la facture dans votre logiciel comptable, la notez au registre de Teyvor avec les paiements reçus, et la retenue à recevoir reste visible jusqu'à sa libération.